Nach genau einem Jahr hat das Bundesfinanzministerium (BMF) erneut die Verwaltungsauffassung zur E-Rechnung konkretisiert. Darin enthalten: zusätzliche Hinweise und Anpassungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE). Für den Deutschen Steuerberaterverband (DStV) sind nach wie vor Fragen offen – auch wenn das Ministerium einige der Anregungen des Verbandes übernommen habe.

Mit dem zweiten Schreiben zur E-Rechnung greife das BMF relevante Praxisfragen auf. Der DStV habe Vorschläge zur Erhöhung der Rechtssicherheit gemacht – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Die neuen Vorgaben helfen laut Steuerberaterverband, die Ordnungsmäßigkeit einer E-Rechnung besser einschätzen zu können. "Aber der Teufel steckt im Detail«, merkt der Verband an.

Das BMF unterscheide nun zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern. Formatfehler machten eine Datei technisch ungeeignet und nähmen ihr den Status einer E-Rechnung. Geschäftsregelfehler beträfen logische Widersprüche oder fehlende Pflichtfelder. Sie könnten genau wie Inhaltsfehler – etwa falsche Steuersätze – zu einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung führen. Zur technischen Prüfung empfehle das BMF den Einsatz von Validierungstools.

Der DStV betont, dass Validierungen die inhaltliche Prüfung nicht ersetzen, sondern nur Format- und Geschäftsregelfehler erkennen. Aber: Nicht jeder Geschäftsregelfehler sei steuerlich relevant. Für die Praxis sei diese Unterscheidung sehr komplex. Der DStV rät Rechnungsempfängern daher, Fehlermeldungen anhand des Validierungsberichts gemeinsam mit dem Rechnungsaussteller zu klären und zu beseitigen.

In jedem Fall sollte der Validierungsbericht aufbewahrt werden. Das BMF gewähre – auch auf Anregung des DStV – einen Vertrauensschutz. Bei erfolgreicher Validierung und Beachtung kaufmännischer Sorgfalt könne sich der Unternehmer hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln auf das Prüfungsergebnis verlassen.

Das BMF präzisiere auch, wann eine Rechnungsberichtigung nötig ist. In Fällen der Minderung der Bemessungsgrundlage (beispielsweise Skonti, Nachlässe oder rückgängig gemachte Leistungen) sei keine Berichtigung erforderlich. Ändert sich jedoch der Leistungsumfang, etwa durch Aufmaßänderungen, müsse die Rechnung angepasst oder per Gutschrift durch den Leistungsempfänger berichtigt werden.

Erfreulich aus Sicht des DStV: Kleinunternehmer dürften E-Rechnungen gegenüber inländischen Unternehmern künftig ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen. Das BMF greife damit eine zentrale Anregung des Verbandes auf.

Deutscher Steuerberaterverband e.V., PM vom 15.12.2025